Meer over digitale dossiers ...
LET OP: er is een nieuwe versie van de mailachivering beschikbaar (vanaf Prodin versie 3.6 FP1). Meer ...
De digitale dossiers van Prodin bieden u de mogelijkheid om vrijwel alle soorten correspondentie te archiveren en hiermee centraal beschikbaar te stellen aan alle geautoriseerde medewerkers binnen uw organisatie. Alle betreffende documenten (incl. ontvangen en verzonden e-mail) archiveert u in het digitale dossier via de zogenaamde 'upload'-map.
Prodin biedt u de mogelijkheid om het archiveren van ontvangen en verzonden e-mail verder te vereenvoudigen door simpelweg de betreffende e-mail naar uw favoriete map 'Prodin dossier' in Outlook te verplaatsen. Vanuit deze map neemt Prodin de e-mail automatisch op in één of meerdere relatiedossiers op basis van de e-mail adressen van de geadresseerden. Prodin controleert twee keer per minuut of er nog te archiveren e-mail aanwezig is in deze map. Houdt u er svp rekening mee dat Microsoft de gegevens in uw Outlook applicatie niet direct ververst nadat Prodin de e-mail heeft gearchiveerd. Hierdoor kan het soms lijken dat een mail nog niet ge-archiveerd is terwijl dit wel degelijk is gebeurd.
Een speciale variant van het archiveren is het automatisch op uw persoonlijk prikbord plaatsen van de e-mail. Meer ...
In Outlook vindt u het Prodin dossier en uw persoonlijk prikbord terug bij uw favoriete mappen. Meer over instellen favoriete mappen in Outlook ...
Het automatisch archiveren van de e-mail vanuit de public folder in Outlook vindt plaats in twee stappen:
Opnemen e-mail in centrale documententabel
Prodin neemt de e-mail uit de public folder op als document in de centrale documententabel van Prodin, indien de e-mail minimaal aan één eigen medewerker is geadresseerd. Is dit niet het geval, dan laat Prodin de e-mail in de public folder staan. U heeft nu de mogelijkheid om de betreffende medewerker(s) alsnog correct in Prodin vast te leggen. Zodra dit gebeurd is, neemt Prodin automatisch de e-mail alsnog op in de centrale documententabel.
De rubrieken van het document worden als volgt gevuld:
|
Rubriek |
Toelichting |
|
|
Document |
Prodin kent een automatische nummer aan het document toe. |
|
|
Revisie |
"000" |
|
|
Algemeen |
||
|
Type document |
Het type document bepaalt Prodin op basis van de onderstaande criteria:
In de constanten legt u vast welk documenttype bij de betreffende categorie hoort. |
|
|
Omschrijving |
Het onderwerp van de mail. |
|
|
Locatie document |
Prodin bepaalt de locatie op basis van de eerste relatie waarbij de e-mail in het dossier wordt geplaatst. Indien de e-mail niet in een relatiedossier wordt opgenomen, plaatst Prodin het document op dezelfde locatie als documenten in een taakdossier.
De naam van het document stelt Prodin als volgt samen:
Prodin neemt de e-mail in het Outlook message formaat (.msg) op in de centrale documententabel. Hiermee bent u er van verzekerd dat ook eventuele attachments beschikbaar zijn vanuit het digitale dossier. |
|
|
Status |
De status zoals vastgelegd in de constanten in de groupbox 'Documentbeheer (zakelijke correspondentie)'. |
|
|
Datum document |
Datum waarop de e-mail is verstuurd cq. ontvangen. Als initialen gebruikt Prodin de medewerker die is vastgelegd in de constanten. Indien geen medewerker is vastgelegd, hanteert Prodin de vaste initialen 'EXCH'. |
|
|
Laatste mutatie |
Datum waarop het document in de centrale documententabel is opgenomen. |
|
Opnemen e-mail in relatiedossier(s)
De wijze waarop Prodin de e-mail archiveert is afhankelijk van de afzender van de e-mail:
De relatiedossiers waarin Prodin de e-mail opneemt, bepaalt Prodin in twee stappen:
Indien het bovenstaande stappenplan geen enkele relatie oplevert, genereert Prodin een taak in de workflow zodat de betreffende e-mail toch nog correct gearchiveerd kan worden. Prodin genereert de taak als volgt:
|
Rubriek |
Toelichting |
|
Soort |
De taaksoort zoals vastgelegd in de constanten. |
|
Relatie |
Geen. |
|
Contactpersoon |
|
|
Omschrijving |
Omschrijving zoals vastgelegd in de constanten. |
|
Eigenaar |
De eerste eigen medewerker die in de e-mailadressen voorkomt. De volgorde waarin Prodin dit bepaalt is: from / to / cc. |
|
Vervaldatum |
Systeemdatum. |
|
Status |
De default eigen status die hoort bij de interne status 'Onderhanden'. |
|
Prioriteit |
Normaal |
Prodin neemt de e-mail op in het taakdossier zodat u deze via het prikbord in het juiste digitale dossier kunt archiveren. De verdere afhandeling is conform de standaard afhandeling van de workflow.
Activeren functionaliteit
U activeert de functionaliteit in de constanten indien deze onderdeel is van uw Prodin licentie. U vult hier alle rubrieken van zowel de groupbox 'Algemeen' als 'Archiveren e-mail' volledig en correct. Daarnaast moet PBS de Windows service 'ProdinExchangeSync' installeren en activeren. Hiervoor is tevens een extra BASIS BBj licentie benodigd. U kunt hiervoor een afspraak maken met uw contactpersoon bij PBS.
Op uw Exchange Server definieert u de public folders voor zowel het Prodin Dossier als het Prodin Prikbord. Onder het Prodin Prikbord maakt u voor iedere medewerker een submap aan met de medewerkerscode als naam (let op dat dit kan afwijken van de Prodin inlogcode van de betreffende medewerker). Daarnaast stelt u een Exchange User beschikbaar met voldoende rechten (zie constanten voor details).
Prodin hanteert de onderstaande uitgangspunten voor deze functionaliteit:
Copyright © 2001 - 2023, Prodin Business Solutions B.V., All rights reserved